Zarządzanie czasem

W jednym z ostatnich wpisów (Zarządzanie projektami) opowiadałem o tym jak zarządzam swoimi projektami, które w dużej części wypełniają mój czas. Dziś przedstawię sposób zarządzania czasem, jaki wykształciłem pod wpływem doświadczeń związanych z uczelnią oraz realizacją prywatnych projektów.

Każdemu chyba zdarza się obudzić rano i nie mieć ochoty wstawać z łóżka. Jednak obowiązki wzywają i  czynimy to wbrew sobie, wiedząc, że czekają na nas nowe zdania do wykonania. Minęło już kilka tygodni konkursu Daj się poznać, w tym czasie poznałem innych uczestników. Podczas naszych rozmów często przebija się muszę napisać wpisnie chce mi się dziś tego pisać i wiele innych.

 

Co robić? Jak działać? Aby nie stracić chęci…

do dalszego rozwoju, nie czuć wypalenia czy zmęczenia licznymi projektami. Z odpowiedzią na te pytania moim zdaniem przychodzi odpowiednie zarządzanie czasem. Istnieje wiele metod zarządzania.

Metoda ALPEN, której głównym założeniem jest spisywanie zadań, określanie ich czasu do wykonania, tworzenie listy dnia, ustalanie priorytetu oraz kontrolowanie zadań.

Metoda ABC, mówiąca o podziale zadań na trzy typy priorytetów. Grupę A stanowią najważniejsze zadania, które musisz wykonać sam. Zadania stanowiące grupę B, to ważne zadania, jednak niepriorytetowe, które mogą zostać zlecone innej osobie. Ostatnia z grup – C, odpowiada za zadania mało ważne, których realizację można odłożyć na później.

Macierz Eisenhowera, również wykorzystywana do określania priorytetów w postaci macierzy podzielonej na cztery kwadraty symbolizujące ważność oraz pilność. Pierwszy z czterech kwadratów to zadania pilne i ważne, związane ze sprawami do wykonania na teraz lub na wczoraj. Kolejny z kwadratów to zadania ważne, ale nie pilne np. przygotowanie do ważnego, ale odległego w czasie wystąpienia/rozmowy/prezentacji. Zadania pilne, ale nieważne, to następny z kwadracików, tu znajdują się błahe sprawy typu wykonanie połączenia itp. Ostatnim z kwadracików jest Zadania niepilne i nieważne, to innymi słowy przyjemności takie jak seriale czy gry.

Pomodoro, metoda związana z czasem wykonywanego zadania. Przez 25 minut wykonujemy zadanie, jeśli w tym czasie skończymy, to przechodzimy do kolejnego zadania. Po tym czasie robimy sobie 5 minutową przerwę i tak powtarzamy cztery razy. Po czwartym razie robimy sobie 30 minut przerwy. Jak już wspomniałem jest wiele metod służących nam w zarządzaniu pracą. Wymienione powyżej to nie wszystkie, lecz te popularniejsze.

 

Schemat mojego zarządzania zadaniami

Podstawą rozpoczęcia zarządzania moimi zadaniami jest zapisywanie ich, czy to w notesie czy w formie elektronicznej (korzystam z formy elektronicznej, dokładniej z aplikacji Todoist). Jeżeli zdecydujesz się na formę elektroniczną znajdziesz wiele aplikacji służących temu np.(Todoist, Any.do, Wunderlist, Nozbe i wiele innych). Zapisywanie zadań do wykonania odciąża nasz umysł, gdyż nie musimy skupiać się na tym co jeszcze dziś mieliśmy zrobić. Podobnie można zrobić z listą zakupów.

Kolejnym krokiem jest wybranie zadania, którym zajmę się w pierwszej kolejności. Wykonuję to które ma najkrótszy czas realizacji (musi zostać wykonane jak najszybciej). Jeżeli coś mam wykonać na jutro, to nie będę się teraz zajmował czymś co mam dopiero na następny tydzień, a właśnie tym jutrzejszym zadaniem. Po wykonaniu jednego zadania, odznaczam go z listy i wybieram kolejne.

Często słyszy się lub czyta, że powinno się ustalać listę zadań do wykonania z samego rana lub pod koniec dnia poprzedniego, jednakże u mnie nie zdawało to egzaminu, ponieważ bywały dni, kiedy nie wykonywałem całej listy zadań, co sprawiało, że czułem się zniechęcony. Teraz wykonuje zadanie to które robie obecnie unikając w ten sposób tego problemu.

Kolejnym z ważnych czynników zwłaszcza dla programistów jest wykonywanie danych projektów w tak zwanych sprintach. Pojęcie to pochodzi z metody zarządzania projektami Scrum, które charakteryzuję się tym, że przez kilka dni pracuję nad danym projektem realizując z niego zadania, a po tych kilku dniach biorę się za kolejny projekt. Zaletą jest to, że każdy projekt idzie do przodu oraz nie czuje zmęczenia pisząc ciągle jeden i ten sam kod. Niewielką wadą jest wchodzenie w projekt po kilku dniach przerwy, jednak nie są to aż tak długie przerwy, aby trwało to długo.

 

Podsumowanie

Organizując swój dzień w taki sposób, nie czuję zmęczenia od ciągłego pisania tego samego kodu oraz widzę postępy jakie wykonuję w projektach i innych dziedzinach życia. Korzystam z aplikacji Todoist do tworzenia list zadań niezwiązanych z programowaniem (do programowania wykorzystuję wcześniej opisane Trello), zatem wieczorny widok w zakładce dzisiaj sprzyja motywacji na kolejne dni. Nie muszę wykonywać dziennie wielu zadań, wystarczy wykonać te najważniejsze w perspektywie najbliższych dni.

Pozdrawiam,

sirmarbug

Podziel się ze znajomymi